[新聞] Outlook (Express）2GB的迷思

[b0913]

轉貼來源：http://taiwan.cnet.com/enterprise/technology/0,2000062852,20118602,00.htm

在寬頻盛行，影音檔案流竄於各個使用者之間，雖然有許多平台都具有影音播放的特性，但是很多人還是喜歡珍藏這些影音檔，除了下載之外，有些好東西也會利用MAIL分享給好友

雖然好東西與好朋有分享是件好事，但是也產生了一個大問題，那就是自己的信箱爆了，帶來的後果就是沒有辦法開啟我們的收信軟體（這裡用Outlook含Express為例），之前重要的信件及往來的通訊資料可能也就不翼而飛

一般人最常使用的應該是M$內建的OutlookExpress（OE）或OFFICE中的Outlook ，這兩種收信軟體都有一樣的問題

一般人都以為是OS上的系統格式所限制的，但是可以從筆者下方的說明發現並非系統所局限，而是有其它原因

先從系統格式來說，還記得以前舊的WIN95（Win95 OSR2）、98上所使用的FAT32嗎？這種格式有個先天上的限制，那就是單一檔案的格式絕不可超過４GB，以前可能很難超過，現在的影音檔案，很容易就超過此項限制（不壓縮的話）

但是一直到新的系統格式的出現（NTFS），突破了單一檔案4GB的容量上限，但是超大型檔案是否能夠被相關的應用軟體所支援，這就很難說了！

所以郵件資料夾2GB的容量限制就成了許多人的惡夢，我們先來看一下Outlook和OE郵件資料夾的存放位置

存放路徑：（預設值）

Outlook： C:\Documents and Settings\User\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

OE： C:\Documents and Settings\User\Local Settings\Application Data\Identities\{XXXXX-XXXX-XXXX-XXXX-XXXXXXXXX}\Microsoft\Outlook Express

所以你們現在就可以到這路徑下，去檢查一下是否已經接近這容量上限了，其實當你看見它主動跟你說要壓縮或封存郵件資料夾時，就應該要有所警惕了

如果真的那一天碰上了這問題，也就是某一天打開收信軟體，它回報你錯誤時，你就要有心理準備了，雖然你在Google大神上可以找到許多救援的軟體，但是絕大部份都是試用版

例：

1. Mitec的OE Reader 3,0
2. Outlook Recovery Toolbox
3. OE-Mail Recovery
4. EasyRecovery EmailRepair
...等

至於M$官方也有相關的說明，筆者就將其官方網站上的說法截取重點

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‧徵狀

啟動Outlook或開啟個人資料夾 (.pst) 檔案或 (.ost) 檔案，可能會收到下列錯誤訊息：

在檔案中找到錯誤。請關閉所有具有郵件功能的應用程式，然後再使用電子郵件信箱修復工具更正錯誤。
即使執行了「電子郵件信箱修復工具」(Scanpst.exe)，該檔案的問題還是無法解決。
‧發生的原因

這個問題的發生原因，是因為 .pst 和 .ost 檔都有 2 GB 的大小限制，如果超出此限制，便會出現錯誤訊息。「電子郵件信箱修復工具」無法修正這個問題。

‧解決方案

如果要解決這個問題，請從下列「Microsoft 下載中心」連結下載工具：PST2GB

注意：使用該工具建立另一份縮減的 .pst 檔案。該工具後所建立的拷具中並未包含所有原始資料，因為該工具會將檔案中使用者定義的所有資料剪除。

2 GB 截斷公用程式的復原限制：

• 您必須擁有 2 GB 的可用硬碟空間，才能複製 .pst 檔。

• 這個公用程式會將 .pst 檔截成小於 2 GB。為了要有足夠的工作空間，請將檔案截斷成比 2 GB 的限制少 20 到 25 MB。截斷後的資料會從新拷貝中移除，這表示復原後的拷貝會遺失部份訊息。（筆者建議直接刪到2GB以下）

您可以嘗試使用這個程序來復原資料，但不保證百分之百成功，就算可以，也不能復原所有的資料 (被截去的資料會遺失)。

...略...（其它是針對軟體使用上的疑問）

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筆者有實際利用過M$所提供的軟體復原：

做法如下：

1.先利用PST2GB將郵件資料夾刪到2GB以下，另存新檔。
2.再利用Scanpst.exe（安裝Outlook時會安裝）
（通常位於： 磁碟機： \Program Files\Common Files\System\Mapi（MSMAPI）\1033\）
3.再將檢查完的郵件資料夾匯入Outlook中，開始進行救援

實際感想：

救回來的郵件資料夾，有許多仍是破碎不全的資料，且近期資料遭到刪除的機率極高，所以要不要付費來救裡面的資料，就視情況而定囉！

因應方式：

1. 利用磁碟配額限制，管理郵件資料夾的大小，不過在windows下只能針對單一partition做規畫，在linux上除了對單一partition之外，還可以針對單一群組或使用者來限制，可參考筆者的quota應用筆記

2. 自己建立良好的習慣，當它警告要壓縮或封存資料夾時，適時的備份

3. 利用webmail的服務，盡可能的做線上收信，只要空間夠大，維護的部份就不用擔心了，不過通常這樣子的平台並不保證資料的完好性，這一點就是最大的危機了，（Y牌入口網站不就剛推出無上限的信箱服務

針對Outlook和OE中的郵件資料夾卻仍舊有2GB的容量上限，這一點我不是很清楚為何，所以筆者就開始去挖資料，最後在M$有關於Outlook 2003和2007的說明網頁上找到了

官方的說明網頁：

Outlook 2007 和 Outlook 2003 中的 .pst 檔案具有不同的格式和資料夾大小限制

如何設定 Outlook 2003 中 .pst 與 .ost 檔的大小限制

筆者依然載錄重點部份於此：

‧資料夾大小限制

Microsoft Office Outlook 2007 和 Microsoft Office Outlook 2003 的個人資料夾 (.pst) 檔案格式與舊版 Microsoft Outlook 的 .pst 檔案格式不相同，而且前者的個人資料夾容量上限較後者大。在 Outlook 2002 與更舊版本中

（pst 檔案是美國國家標準局 (ANSI，American National Standards Institute) 所制定的格式，資料夾容量上限僅 2 GB。）

根據預設，.pst 檔案在 Outlook 2007 和 Outlook 2003 中是使用 Unicode 格式。此外，.pst 檔案的整體大小限制大於 ANSI .pst 檔案所加諸的 2 GB 限制。根據預設，Outlook 2007 和 Outlook 2003 中對於 Unicode .pst 檔案的限制是設定為 20 GB。

‧新舊轉換的方式：

如果您要從其他安裝舊版 Outlook 的電腦存取 Outlook 2007 或 Outlook 2003 .pst 檔案，或者您已安裝 Outlook 2007 或 Outlook 2003 但決定移除此版本以改用 Outlook 2002 或更舊版本，就必須將您的 .pst 檔案改回 ANSI 格式。如果要執行這項操作，請依照下列步驟執行：

1. 啟動 Outlook 2007 或 Outlook 2003。
2. 在 [檔案] 功能表上，按一下 [資料檔案管理]，再按一下 [新增]。
3. 按一下 [Outlook 97-2002 個人資料夾檔案 (PST)]。
4. 按一下 [確定]。
5. 命名 .pst 檔案，或是按一下 [確定] 以接受預設檔名。
6. 按一下 [確定]。
7. 按一下 [關閉]。
8. 按一下功能窗格底部的 [資料夾清單]。
9. 在功能窗格中，您將會看到您在步驟 5 中命名的新 .pst 檔案。
10. 從現有的 Outlook 2007 或 Outlook 2003 資料夾，將 .pst 檔案資訊拖曳到剛才建立的新 .pst 檔案。

‧設定 Outlook 2003 中 .pst 與 .ost 檔的大小限制

Microsoft Office Outlook 2003 均支援「美國國家標準局」(American National Standards Institute，ANSI)、UNICODE 個人資料夾 (.pst) 及離線資料夾 (.ost) 檔案。本文將告訴您，如何使用下列四個登錄項目來限制 .pst 與 .ost 檔的大小：

• MaxFileSize 登錄項目
• WarnFileSize 登錄項目
• MaxLargeFileSize 登錄項目
• WarnLargeFileSize 登錄項目
‧登錄檔路徑：

登錄項目的原則位置是位於「登錄編輯程式」中的下列路徑： HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST

登入項目的使用者偏好位置是位於「登錄編輯程式」中的下列路徑： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\PST

‧操作流程：

1. 按一下 [開始]，再按一下 [執行]。
2. 在 [開啟] 方塊中，輸入 regedit，再按一下 [確定]。
3. 在左方的窗格中，展開 [我的電腦]，然後展開 [HKEY_CURRENT_USER]。
4. 展開 [Software]，然後展開 [原則]。
5. 展開 [Microsoft]，然後展開 [Office]。
6. 展開 [11.0]，然後展開 [Outlook]。
7. 按一下 [PST]，然後用滑鼠右鍵按一下右方窗格的 [MaxFileSize]。
8. 按一下 [修改]，然後在 [數值資料] 方塊中輸入值。
9. 按一下 [確定]。
10. 用滑鼠右鍵按一下 [WarnFileSize]，然後重複執行步驟 8 至 9。
11. 用滑鼠右鍵按一下 [MaxLargeFileSize]，然後重複執行步驟 8 至 9。
12. 用滑鼠右鍵按一下 [WarnLargeFileSize]，然後重複執行步驟 8 至 9。

PS：我們建議 MaxFileSize 登錄項目與 WarnFileSize 登錄項目間的值，以及 MaxLargeFileSize 登錄項目與 WarnLargeFileSize 登錄項目間的值至少有 5%，如此內部處理程序就不會因受阻而無法繼續。

筆者建議：

1. 有玩過REGEDIT登錄檔的人都知道，一但沒有改好這裡的資訊，帶來的後果輕則電腦不順，重則無法開機，所以請先確認自己能夠解決相關問題
2. 如果怕更動後有問題，開啟REGEDIT後，請點選檔案 --> 匯出 --> 勾選全部或特定子目錄 --> 另存成XXX.REG備份（就可以開始大改特改了^^）
3. 看完了這可怕的流程之後，發現還是提早預防比較重要，不然就是先砸錢換系統，改成上限為20GB吧！@@"

[mingway]

此問題之前有遇過
但我的PST原本是OFFICE2000的
後來用OFFICE2003時長大到2G，所以有出現過警告
但我記得他有提示可以改成新格式，到現在都沒問題